Los 10 Usos Principales de la IA en Adquisiciones
La inteligencia artificial se ha convertido en uno de los temas más populares de 2023, según ChatGPT. Con inversiones en IA que se prevé que alcancen los 200 000 millones de dólares para finales de 2025 (Goldman Sachs), el mundo se apresura a aprovechar las oportunidades que ofrece.
En una lista de los "10 Usos Principales" publicada en la revista Procurement, Georgia Wilson analiza algunos de los mejores usos de la IA para los profesionales de las adquisiciones.
Clasificación de Gastos
Uno de los primeros casos de uso de la IA en las adquisiciones. Los líderes del sector están aprovechando la IA para mejorar la precisión mediante la automatización del proceso de clasificación. Mediante la IA, las organizaciones pueden procesar y categorizar mejor millones de transacciones únicas, reducir la duración del ciclo de análisis de gastos y conectar datos de gastos dispares en una única jerarquía. Quienes utilizan la IA en la clasificación de gastos reportan una tasa de precisión del 97 % en sus datos de clasificación. Esta tecnología, que aumenta la precisión de la clasificación, aporta valor a las organizaciones.
Simplificación y control del procesamiento de datos de facturas
Un uso conocido de la IA en el sector de las compras es el procesamiento de datos de facturas. Los profesionales utilizan la tecnología de IA para extraer datos de facturas, optimizar y automatizar procesos, controlar flujos de trabajo y validar datos. La IA suele integrarse en sistemas existentes y utilizarse junto con el procesamiento del lenguaje natural (PLN). La facturación basada en IA también optimiza y automatiza el flujo de trabajo tradicional de cuentas por pagar (AP), eliminando los procesos manuales propensos a errores. Grandes empresas de Turquía han comenzado a adoptar el uso de la IA en el procesamiento de datos de facturas. Estas soluciones pueden ahorrar tiempo y dinero, y evitar pagos incorrectos. Si bien su uso es limitado entre las pymes, se espera que esta tecnología se generalice en los próximos años.
Extracción de datos contractuales
Al igual que los datos de facturas, la IA también se utiliza en la extracción de datos contractuales. Gracias a la IA, las organizaciones pueden obtener información importante al procesar numerosos contratos. Las organizaciones que utilizan el procesamiento del lenguaje natural (PLN) no solo pueden mejorar el cumplimiento normativo y la evaluación de riesgos, sino también identificar áreas que requieren revisión. El uso de IA permite a los equipos procesar campos de datos contractuales como condiciones preferenciales, compromisos conflictivos, umbrales de rendimiento, alineación de gastos y la exigibilidad de la relación con el proveedor dentro del marco contractual, lo que contribuye a la creación de una relación más estratégica con los proveedores. Al automatizar los procesos manuales de extracción de datos en los contratos, la IA ayuda a los profesionales de compras a analizarlos con mayor rapidez y precisión, y a tomar mejores decisiones de compra.
Cumplimiento Automatizado
La función principal de los equipos de compras es crear valor y respaldar los objetivos generales de la empresa y sus partes interesadas. El cumplimiento es fundamental para lograrlo. Por lo tanto, las soluciones de cumplimiento automatizado son cada vez más importantes, ya que ayudan a los profesionales de compras a seguir los procesos aprobados tanto para las compras como para la interacción con los proveedores. A medida que aumenta la complejidad de los procesos y las normativas de compras, las soluciones de cumplimiento automatizado cobran cada vez mayor importancia. Estas soluciones ayudan a los profesionales de compras a optimizar sus flujos de trabajo al garantizar el cumplimiento de los procesos aprobados tanto para las actividades de compras como para la interacción con los proveedores. Esto no solo reduce el riesgo de errores y retrasos, sino que también les permite dedicar tiempo valioso a iniciativas estratégicas y fortalecer las relaciones con los proveedores.
Distribución global de fuentes de suministro
Una organización multinacional puede tener una cadena de suministro de 10 000 o más proveedores, y las transacciones e información de este gran grupo generan una montaña de datos. Las organizaciones que aprovechan la IA pueden explorar estrategias de abastecimiento de alto nivel para identificar cambios en las tendencias globales de suministro, comprender mejor las tendencias futuras y, por lo tanto, fundamentar estrategias de abastecimiento más amplias.
Detección de anomalías
Al aplicar la tecnología de IA a la gestión de datos, los departamentos de compras pueden aumentar la visibilidad de las anomalías. La notificación inmediata de dichas anomalías y excepciones, junto con recomendaciones para resolverlas, supone un cambio radical. La IA también puede utilizarse para la planificación de escenarios, proporcionando visibilidad integral a los responsables de compras.
Automatización de cuentas por pagar (AP)
La automatización de cuentas por pagar (AP) optimiza y fortalece las actividades rutinarias de facturación a proveedores, lo que permite a los responsables de compras. Permite operaciones más seguras, eficientes y rentables. La IA facilita un proceso de pago integral que abarca desde la captura de datos hasta los sistemas contables. Los responsables de compras también se benefician de la optimización de las carteras de proveedores, la reducción de duplicaciones y errores, la mitigación del riesgo de fraude y el aprovechamiento de descuentos por pronto pago.
Gestión del ciclo de vida de los contratos
La inteligencia artificial, que facilita la creación y negociación de contratos, se utiliza para identificar áreas de riesgo en el lenguaje contractual. Estas soluciones ayudan a mejorar los tiempos de ciclo y agilizan el proceso de gestión mediante la estandarización, la redacción automatizada y la gestión del flujo de trabajo.
Compras estratégicas
Como sector en plena transformación, las compras deben operar con pensamiento estratégico para tener éxito. Al aplicar la IA a sus operaciones, las compras pueden recopilar, analizar y presentar grandes volúmenes de datos. Esto facilita la toma de decisiones estratégicas, ya que los miembros del equipo se benefician de la previsión de tendencias y la capacidad de tomar decisiones proactivas. Otros beneficios en esta área incluyen un mayor rendimiento, mejoras significativas en la eficiencia interna y una reducción del tiempo de comercialización gracias a una mejor comprensión de los mercados y sus riesgos asociados.
Gestión de Riesgos de Proveedores
La IA está revolucionando la gestión de riesgos de los proveedores, proporcionando análisis de datos en tiempo real, análisis predictivo y una mayor visibilidad. Todo esto ayuda a los equipos de compras a gestionar el riesgo y a gestionar eficazmente la cadena de suministro y las operaciones de compra. Al igual que en otros casos de uso, la IA facilita la toma de decisiones proactiva, identificando riesgos y ayudando a monitorizar posibles interrupciones. Como resultado, las organizaciones pueden redirigir envíos, prevenir retrasos, identificar patrones, predecir riesgos futuros, encontrar proveedores alternativos, aumentar la eficiencia y optimizar la toma de decisiones.