¿Por qué son importantes los procesos de compra?
Quienes no están familiarizados con este mecanismo pueden malinterpretar los procesos de compra. Por lo tanto, queremos ofrecer una visión general de su naturaleza.
Las compras son una función empresarial vital que implica, esencialmente, la adquisición de los bienes y servicios que una empresa necesita para llevar a cabo sus operaciones diarias.
Las compras, que tienen el poder de impactar la rentabilidad de una empresa, pueden garantizar que esta obtenga los materiales que necesita al menor costo y ofrezca el máximo valor posible.
Procesos de Compra
Los procesos de compra son el conjunto de pasos y procedimientos que las empresas utilizan para adquirir bienes o servicios de fuentes externas.
Si bien pueden variar significativamente según la estructura y las necesidades de cada empresa, generalmente incluyen los siguientes pasos básicos:
Determinar los bienes y servicios que necesita la empresa
Primero, una empresa debe determinar sus requisitos para un producto o servicio específico.
Presentar una Solicitud de Compra
Una vez identificados los bienes o servicios requeridos, el equipo de compras puede enviar una solicitud de compra al departamento correspondiente para su revisión y aprobación. Una solicitud de compra es un documento que especifica qué se necesita, por qué se necesita, cuándo se necesita y cuánto costará.
Evaluación y selección de proveedores
A continuación, el equipo de compras investiga a los posibles proveedores que puedan proporcionar los bienes o servicios deseados. Esto incluye evaluar la reputación, la calidad, el precio, el plazo de entrega, la disponibilidad y las prácticas de sostenibilidad. Posteriormente, el equipo de compras selecciona uno o más proveedores según diversos criterios y negocia las condiciones con ellos.
Creación de un pedido
Tras seleccionar un proveedor y acordar los términos y condiciones, el equipo de compras crea una orden de compra (OC). Este es un contrato formal que autoriza la compra de bienes o servicios a un proveedor. La OC incluye detalles como la cantidad, el precio, la fecha de entrega, las condiciones de pago y otras especificaciones.
Recepción e inspección de bienes
Cuando el proveedor entrega los bienes o servicios solicitados por la OC, el equipo de compras los recibe y los inspecciona para garantizar que cumplan con las especificaciones y los estándares de calidad acordados. Si se detectan discrepancias o defectos, el equipo de compras notifica al proveedor y solicita un reemplazo o un reembolso.
Verificación triple
Antes de aprobar el pago al proveedor, el equipo de compras realiza una verificación triple para garantizar la coherencia y exactitud de la orden de compra, la factura y el recibo de bienes o servicios. Esto ayuda a prevenir sobrepagos, pagos insuficientes y fraudes.
Aprobación de la factura y organización del pago
Tras confirmar que todo está en orden, el equipo de compras aprueba la factura del proveedor y organiza el pago según los términos acordados. El método de pago puede variar según factores como la moneda, la ubicación y las preferencias de ambas partes.
Registro de todas las transacciones
El paso final del proceso de compra es registrar todas las transacciones relacionadas con cada pedido. Esto incluye el registro de documentos como solicitudes de compra, órdenes de compra, facturas, recibos y confirmaciones de pago. Estos registros ayudan a realizar un seguimiento de los gastos, supervisar el rendimiento, garantizar el cumplimiento normativo y respaldar las auditorías.