Pourquoi les processus d'achat sont-ils importants ?
Les processus d'achat peuvent être mal compris par ceux qui ne sont pas impliqués dans ce mécanisme. C'est pourquoi nous souhaitons présenter leur nature.
Les achats sont une fonction commerciale essentielle qui consiste essentiellement à acquérir les biens et services dont une entreprise a besoin pour mener à bien ses opérations quotidiennes.
Les achats, qui ont un impact sur la rentabilité d'une entreprise, permettent à celle-ci d'obtenir les matériaux nécessaires au moindre coût et de générer la valeur maximale.
Processus d'achat
Les processus d'achat sont l'ensemble des étapes et procédures que les entreprises utilisent pour acquérir des biens ou des services auprès de sources externes.
Bien qu'ils puissent varier considérablement selon la structure et les besoins de chaque entreprise, ils comprennent généralement les étapes de base suivantes:
Déterminer les biens et services dont l'entreprise a besoin
Une entreprise doit d'abord déterminer ses besoins pour un produit ou un service spécifique.
Soumission d'une demande d'achat
Une fois les biens ou services requis identifiés, l'équipe Achats peut soumettre une demande d'achat au service concerné pour examen et approbation. Une demande d'achat est un document qui précise les besoins, leur raison d'être, leur date d'échéance et leur coût.
Évaluation et sélection des fournisseurs
L'équipe Achats recherche ensuite des fournisseurs potentiels capables de fournir les biens ou services souhaités. Cela comprend l'évaluation de leur réputation, de la qualité, du prix, des délais de livraison, de la disponibilité et des pratiques de développement durable. L'équipe Achats sélectionne ensuite un ou plusieurs fournisseurs selon divers critères et négocie les conditions avec eux.
Création d'une commande
Après avoir sélectionné un fournisseur et accepté les conditions générales, l'équipe Achats crée un bon de commande (BC). Il s'agit d'un contrat formel autorisant l'achat de biens ou de services auprès d'un fournisseur. Le BC comprend des informations telles que la quantité, le prix, la date de livraison, les conditions de paiement et d'autres spécifications.
Réception et inspection des marchandises
Lorsque le fournisseur livre les biens ou services commandés par le bon de commande, l'équipe Achats les réceptionne et les inspecte afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux spécifications et aux normes de qualité convenues. En cas d'anomalies ou de défauts, l'équipe Achats en informe le fournisseur et demande un remplacement ou un remboursement.
Triple vérification
Avant d'approuver le paiement au fournisseur, l'équipe Achats effectue une triple vérification afin de garantir la cohérence et l'exactitude du bon de commande, de la facture et du reçu des biens ou services. Cela permet d'éviter les trop-perçus, les moins-perçus et les fraudes.
Approbation de la facture et organisation du paiement
Après avoir vérifié que tout est en ordre, l'équipe Achats approuve la facture du fournisseur et organise le paiement selon les conditions convenues. Le mode de paiement peut varier en fonction de facteurs tels que la devise, la localisation et les préférences des deux parties.
Conservation des enregistrements de toutes les transactions
La dernière étape du processus d'achat consiste à conserver des enregistrements de toutes les transactions liées à chaque commande. Cela comprend l'enregistrement de documents tels que les demandes d'achat, les bons de commande, les factures, les reçus et les confirmations de paiement. Ces enregistrements permettent de suivre les dépenses, de surveiller les performances, de garantir la conformité et de faciliter les audits.