Satınalma prosesləri niyə vacibdir?
Satınalma prosesləri bu mexanizmdən kənarda olanlar tərəfindən səhv başa düşülə bilər. Buna görə də, biz satınalma proseslərinin xarakteri haqqında ümumi məlumat vermək istəyirik.
Satınalma, bir şirkətin gündəlik əməliyyatlarını həyata keçirmək üçün ehtiyac duyduğu mal və xidmətlərin əldə edilməsini əhatə edən həyati bir iş funksiyasıdır.
Şirkətin gəlirliliyinə təsir etmək gücünə malik olan satınalma, şirkətin ehtiyac duyduğu materialları ən aşağı xərclə əldə etməsini və mümkün olan maksimum dəyəri çatdırmasını təmin edə bilər.
Satınalma Prosesləri
Satınalma prosesləri müəssisələrin xarici mənbələrdən mal və ya xidmətlər əldə etmək üçün istifadə etdiyi addımlar və prosedurlar toplusudur.
Hər bir şirkətin strukturundan və ehtiyaclarından asılı olaraq əhəmiyyətli dərəcədə fərqlənə bilsələr də, ümumiyyətlə aşağıdakı əsas addımları ehtiva edirlər:
Şirkətin hansı mal və xidmətlərə ehtiyacı olduğunu müəyyən etmək
Müəssisə əvvəlcə konkret məhsul və ya xidmət üçün tələblərini müəyyən etməlidir.
Satınalma sorğusunun təqdim edilməsi
Tələb olunan mal və ya xidmətlər müəyyən edildikdən sonra, satınalma qrupu nəzərdən keçirmək və təsdiqləmək üçün müvafiq şöbəyə satınalma sorğusu təqdim edə bilər. Satınalma tələbi nəyin lazım olduğunu, nə üçün lazım olduğunu, nə vaxt lazım olduğunu və nə qədər başa gələcəyini göstərən bir sənəddir.
Təchizatçıların Qiymətləndirilməsi və Seçilməsi
Sonra, satınalma qrupu arzu olunan mal və ya xidmətləri təmin edə biləcək potensial təchizatçıları araşdırır. Buraya reputasiya, keyfiyyət, qiymət, çatdırılma vaxtı, mövcudluq və davamlılıq təcrübələrinin qiymətləndirilməsi daxildir. Daha sonra satınalma qrupu müxtəlif meyarlar əsasında bir və ya bir neçə təchizatçı seçir və onlarla şərtləri müzakirə edir.
Sifarişin yaradılması
Təchizatçı seçildikdən və şərtlərlə razılaşdıqdan sonra satınalma qrupu satınalma sifarişi (PO) yaradır. Bu, təchizatçıdan mal və ya xidmətlərin alınmasına icazə verən rəsmi müqavilədir. PO-ya miqdar, qiymət, çatdırılma tarixi, ödəniş şərtləri və digər spesifikasiyalar kimi təfərrüatlar daxildir.
Malların qəbulu və yoxlanılması
Təchizatçı PO tərəfindən sifariş edilən malları və ya xidmətləri təqdim etdikdə, satınalma qrupu onları qəbul edir və razılaşdırılmış spesifikasiyalara və keyfiyyət standartlarına cavab verməsini təmin etmək üçün onları yoxlayır. Hər hansı bir uyğunsuzluq və ya qüsur aşkar edildikdə, satınalma qrupu təchizatçıya məlumat verir və dəyişdirmə və ya pulun geri qaytarılmasını tələb edir.
Üçqat yoxlama
Təchizatçıya ödənişi təsdiq etməzdən əvvəl, satınalma qrupu PO, faktura və mal və ya xidmət qəbzinin ardıcıllığını və düzgünlüyünü təmin etmək üçün üçlü yoxlama aparır. Bu, artıq ödənişlərin, az ödənişlərin və saxtakarlığın qarşısını almağa kömək edir.
Fakturanın təsdiqi və ödənişin təşkili
Hər şeyin qaydasında olduğunu təsdiq etdikdən sonra satınalma qrupu təchizatçıdan fakturanı təsdiq edir və razılaşdırılmış şərtlərə uyğun olaraq ödənişi təşkil edir. Ödəniş metodu hər iki tərəfin valyutası, yeri və üstünlükləri kimi amillərdən asılı olaraq dəyişə bilər.
Bütün əməliyyatların qeydlərinin aparılması
Satınalma prosesində son addım hər bir sifarişlə bağlı bütün əməliyyatların qeydlərinin aparılmasıdır. Buraya satınalma tələbləri, PO-lar, fakturalar, qəbzlər və ödəniş təsdiqləri kimi qeyd sənədləri daxildir. Bu qeydlər xərcləri izləməyə, performansa nəzarət etməyə, uyğunluğu təmin etməyə və auditləri dəstəkləməyə kömək edir.