Warum sind Einkaufsprozesse wichtig?
Einkaufsprozesse können von Außenstehenden missverstanden werden. Daher möchten wir einen Überblick über die Natur von Einkaufsprozessen geben.
Der Einkauf ist eine wichtige Geschäftsfunktion, die im Wesentlichen die Beschaffung der Waren und Dienstleistungen umfasst, die ein Unternehmen für seine täglichen Geschäftsabläufe benötigt.
Der Einkauf, der die Rentabilität eines Unternehmens maßgeblich beeinflusst, kann sicherstellen, dass das Unternehmen die benötigten Materialien zu den niedrigsten Kosten erhält und den größtmöglichen Nutzen liefert.
Einkaufsprozesse
Einkaufsprozesse umfassen die Schritte und Verfahren, die Unternehmen zur Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen von externen Quellen verwenden.
Sie können je nach Unternehmensstruktur und -bedarf erheblich variieren, umfassen aber im Allgemeinen die folgenden grundlegenden Schritte:
Bestimmung der benötigten Waren und Dienstleistungen
Ein Unternehmen muss zunächst seinen Bedarf an einem bestimmten Produkt oder einer bestimmten Dienstleistung ermitteln.
Einkaufsanfrage einreichen
Sobald die benötigten Waren oder Dienstleistungen identifiziert sind, kann das Einkaufsteam eine Einkaufsanfrage zur Prüfung und Genehmigung an die zuständige Abteilung senden. Eine Bestellanforderung ist ein Dokument, das angibt, was benötigt wird, warum, wann und wie viel es kosten wird.
Lieferantenbewertung und -auswahl
Anschließend recherchiert das Einkaufsteam potenzielle Lieferanten, die die gewünschten Waren oder Dienstleistungen liefern können. Dabei werden Reputation, Qualität, Preis, Lieferzeit, Verfügbarkeit und Nachhaltigkeitspraktiken bewertet. Anschließend wählt das Einkaufsteam anhand verschiedener Kriterien einen oder mehrere Lieferanten aus und verhandelt mit ihnen die Konditionen.
Bestellung erstellen
Nach der Auswahl eines Lieferanten und der Vereinbarung der Geschäftsbedingungen erstellt das Einkaufsteam eine Bestellung (PO). Diese ist ein formeller Vertrag, der den Kauf von Waren oder Dienstleistungen von einem Lieferanten autorisiert. Die PO enthält Angaben wie Menge, Preis, Liefertermin, Zahlungsbedingungen und weitere Spezifikationen.
Wareneingang und -prüfung
Wenn der Lieferant die bestellten Waren oder Dienstleistungen liefert, nimmt das Einkaufsteam diese entgegen und prüft sie, um sicherzustellen, dass sie den vereinbarten Spezifikationen und Qualitätsstandards entsprechen. Bei Unstimmigkeiten oder Mängeln benachrichtigt das Einkaufsteam den Lieferanten und fordert Ersatz oder Rückerstattung an.
Dreifache Prüfung
Bevor die Zahlung an den Lieferanten freigegeben wird, führt das Einkaufsteam eine dreifache Prüfung durch, um die Konsistenz und Richtigkeit von Bestellung, Rechnung und Waren- oder Dienstleistungsbeleg sicherzustellen. Dies trägt dazu bei, Über- und Unterzahlungen sowie Betrug zu vermeiden.
Rechnungsgenehmigung und Zahlungsabwicklung
Nachdem das Einkaufsteam die Richtigkeit der Rechnung bestätigt hat, genehmigt es die Rechnung des Lieferanten und veranlasst die Zahlung gemäß den vereinbarten Bedingungen. Die Zahlungsmethode kann je nach Währung, Standort und Präferenzen beider Parteien variieren.
Aufzeichnung aller Transaktionen
Der letzte Schritt im Einkaufsprozess ist die Aufzeichnung aller Transaktionen im Zusammenhang mit jeder Bestellung. Dazu gehört die Erfassung von Dokumenten wie Bestellanforderungen, Bestellungen, Rechnungen, Quittungen und Zahlungsbestätigungen. Diese Aufzeichnungen helfen, Ausgaben zu verfolgen, die Leistung zu überwachen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und Audits zu unterstützen.